Resumo Jurídico
O Papel do Empregador na Documentação Trabalhista: Uma Visão Clara do Art. 75
O Artigo 75 da CLT, um pilar fundamental das relações de trabalho no Brasil, estabelece um dever primário para o empregador: a organização e conservação dos documentos relativos à sua empresa e aos seus empregados. Essa obrigação legal visa garantir a transparência, a segurança jurídica e a exatidão das informações que fundamentam os direitos e deveres de ambas as partes em uma relação empregatícia.
O que significa, na prática, a organização e conservação desses documentos?
Significa que o empregador tem a responsabilidade de manter um registro fiel e acessível de tudo o que diz respeito à sua atividade empresarial e, em especial, àqueles que prestam serviços a ele. Isso abrange, mas não se limita a:
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Documentos da Empresa: Livros comerciais, registros de produção, notas fiscais, contratos com fornecedores e clientes, alvarás, licenças, e outros documentos que atestem a existência e a operação lícita do negócio. Estes documentos são cruciais para comprovar a estrutura, a capacidade econômica e a legalidade da empresa.
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Documentos dos Empregados: Esta é a parte mais diretamente ligada à relação de trabalho e inclui, primordialmente:
- Fichas ou Registros de Empregados: Documentos que detalham informações pessoais do trabalhador (nome, RG, CPF, endereço), dados de admissão (data de admissão, cargo, salário), alterações contratuais (promoções, transferências, aumentos salariais) e informações de desligamento (data e motivo do término do contrato).
- Livro de Ponto ou Sistemas de Registro Eletrônico: Essenciais para o controle da jornada de trabalho, registrando as horas de entrada, saída e intervalos. Isso garante o correto pagamento de horas extras, adicionais noturnos e o cumprimento dos limites legais de jornada.
- Recibos de Pagamento de Salário (Holerites): Documentos que comprovam o pagamento dos salários, com a discriminação de todos os valores recebidos e descontos efetuados.
- Documentos Relativos a Férias: Registros de concessão e pagamento de férias, incluindo os respectivos recibos.
- Documentos Relativos a Benefícios: Comprovantes de concessão e pagamento de benefícios previstos em lei ou em convenções coletivas (vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, etc.).
- Documentos de Segurança e Medicina do Trabalho: Exames médicos admissionais, periódicos e demissionais, laudos de insalubridade e periculosidade, e outros registros que comprovem o cumprimento das normas de segurança e saúde ocupacional.
Por que essa responsabilidade é tão importante?
A correta organização e conservação desses documentos não é apenas uma exigência legal, mas um fator determinante para a prevenção de litígios e a proteção dos direitos de todos.
- Para o Empregado: Garante o acesso a informações precisas sobre sua relação de trabalho, fundamental para o cálculo de verbas rescisórias, aposentadoria, seguro-desemprego, e para a comprovação de direitos em caso de disputas judiciais.
- Para o Empregador: Protege a empresa contra autuações fiscais, multas e processos trabalhistas que possam surgir de inconsistências ou falta de comprovação de obrigações. Documentos bem organizados servem como prova robusta em qualquer fiscalização ou demanda judicial.
Prazo de Guarda:
Embora o artigo 75 não especifique prazos de guarda para todos os documentos, é fundamental ter em mente que a legislação trabalhista e previdenciária estabelece prazos específicos para a manutenção de diversos registros. A inobservância desses prazos pode acarretar sanções. Em geral, o princípio é a conservação pelo tempo necessário para a comprovação de direitos e obrigações, o que pode se estender por muitos anos.
Em suma, o Artigo 75 da CLT impõe ao empregador um dever de diligência e responsabilidade na gestão da documentação trabalhista. Uma prática diligente nesse sentido é um reflexo de uma gestão empresarial ética e legalmente correta, que valoriza a segurança e a transparência nas relações de trabalho.